Medewerker Jeugd en Sport

Functiebeschrijving

De medewerker Jeugd en Sport staat in voor de administratieve ondersteuning van Team Jeugd en Sport en voor het onthaal van de sportsites. Als vrijetijdsdienst bij uitstek vraagt team Jeugd en Sport een hoge graad van flexibiliteit van de medewerker Jeugd en Sport. Hij/zij werkt dan ook regelmatig ’s avonds en in weekends en is multi-inzetbaar. De medewerker Jeugd en Sport komt vaak in rechtstreeks contact met de klant. Doel is onze grote diversiteit aan klanten een hoogkwalitatieve service te bieden.Kerntaken- Je neemt allerhande administratieve taken op, naargelang de noodzaak. Dit omvat onder andere:· Opvolgen en nazicht van bestellingen en facturen· Opvolgen van mails en telefoons, en eventueel doorverwijzen naar de juiste persoon in de organisatie· Opmaken van planningen en checklists allerhande· Rapporten en grafieken opmaken van cijfermateriaal· Beheren van inschrijvings- reservatie- en betaalsystemen· Beheren van de communicatiekanalen· Verslagen opmaken en communicerenDit is een niet-limitatieve lijst van de administratieve taken.- Je verzorgt, samen met collega’s, het onthaal van sporthal en zwembad en biedt de burgers een kwalitatief hoogstaande service. – Dankzij jouw professionele aanpak van de administratieve taken, kunnen de collega’s uit het team zich zoveel mogelijk focussen op hun eigen expertise. Je ondersteunt de werking van het team in het algemeen en rapporteert hieromtrent regelmatig aan de teamcoach. Je houdt de doelstellingen uit de meerjarenplanning steeds voor ogen. Je evalueert en stuurt je eigen werk continu bij, binnen een constructieve sfeer. – Je neemt zelf ook de verantwoordelijkheid over een aantal (verbeterings-)projecten en zoekt op een creatieve manier naar oplossingen. Je pikt op wat leeft in het team, en speelt in op kansen en veranderingen. – Je kan zelfstandig informatie ordenen en verwerken, planningen en verslagen maken en professionele communicatie voeren. – Je werkt op een vrijetijdsdienst, waar burgers in hun vrije tijd terecht moeten kunnen. Avond- en weekendwerk horen bij je functie. Je toont een hoge graad van flexibiliteit, niet alleen op vlak van werkuren, maar je bent ook bereid om erg diverse taken op te nemen. Je bent multi-inzetbaar, denkt niet in hokjes, maar wel in functie van heel het team en bij uitbreiding van heel de organisatie, over teamgrenzen heen. – Je zet de waarden van de organisatie om in de praktijk;· Samenwerken:Groepsgeest creëren en bevorderen door de eigen mening en ideeën te delen, door zich te identificeren met de gemeenschappelijke doelstellingen en door conflicten met collega's bij te leggen.· Professionaliteit:Consistent handelen. Consistentie tonen in principes, waarden en gedrag. Bouwen aan vertrouwen op basis van de eigen authenticiteit en nakomen van verbintenissen.· Enthousiasme:Betrokkenheid en motivatie tonen. Zich ten volle inzetten voor het werk dat men doet en proberen er het beste van te maken. Steeds het beste van zichzelf geven.· Klantgerichtheid:Klanten op een gerichte manier begeleiden en raad geven in hun keuzeproces. Hen steeds op de eerste plaats stellen door hen een gerichte service te leveren en door op een constructieve manier contacten te onderhouden. Vakspecifieke competenties- Computervaardigheden: vlot met Word, Excel, Outlook- Pluspunt: ervaring met reservatie- en inschrijvingssystemen voor de vrijetijdssector- Je hebt voeling met de sport- en jeugdsector en kent de noden